A irattartó hatékonysága azon múlik, mennyire állnak összhangban a funkciók kínálta lehetőségek és az elvégzendő feladatok. Ennek megfelelően számos típus közül választhatjuk ki az ideálisat. Vannak dokumentumok, amelyeket ritkán vagy talán sosem veszünk a kezünkbe, de hosszú ideig kell őriznünk őket. Más nyomtatványok a mindennapi munkavégzés elengedhetetlen eszközei, ezért jó, ha elérhető távolságban tartjuk őket.

Általánosságban igaz, hogy az ideális irattartó egyszerre több célt szolgál. Nemcsak hozzáférhetővé és visszakereshetővé teszi az iratokat, hanem biztonságosan és jól rendszerezhető módon tárolja azokat. 

Irattartó mindennapi vagy eseti használatra

Az erős kartonból készült iratrendezők közül érdemes kiemelni a gyűrűs mappákat, amelyek egyszerre nagy mennyiségű papír praktikus megőrzésére is lehetőséget biztosít. A tokos irattartó előnye, hogy a polcokon egymás mellé helyezve helytakarékos iratgyűjtést tesz lehetővé, és a gerincen lévő címkéknek köszönhetően, jól látható módon nyomon követhetjük a tartalmát. Ide sorolhatjuk az iratpapucsokat is, amelyek rendkívül változatos színekkel segítik az iratok rendezett gyűjtését és használatát. Ezek a rendkívül erős, de gazdaságos áron beszerezhető kellékek hosszú időn át támogatják a hatékony munkavégzést.

A napi használatra szánt nyomtatványokat irattálcák vagy fiókos és polcos tárolórendszerek segítségével rendszerezhetjük. Mivel minden ilyen irattartó egymásra helyezhető, értékes helyet spórol, ha az íróasztalra tesszük.

A mappák, genothermek, prospektus tartók vagy a szalagos irományfedelek lyukasztás nélkül is megőrzik a fontos számlákat, jegyzőkönyveket, szerződéseket. Praktikus elválasztólapok segítségével vizuálisan is külön választhatjuk ezeket, gyorsítva a visszakereséssel járó folyamatot. 

Van olyan irattartó, amit megveszünk, feltöltünk dokumentumokkal és talán sosem látjuk viszont, mert valóban csak tárolásra, raktározásra használjuk. Azokat a nyomtatványokat, melyeket csak ritkán veszünk elő, érdemes archiváló dobozba tenni. Így hosszú ideig és rendezetten várhatják meg, amíg ismét szükség lesz rájuk vagy sor kerül a leselejtezésre, megsemmisítésre.